Hãy áp dụng quy tắc 1-3-5 để thúc đẩy hiệu quả công việc

Mỗi ngày chúng ta dành 8 tiếng đi làm, thậm chí còn nhiều hơn 8 tiếng khi khối lượng công việc quá tải. Vậy chúng ta cần làm thế nào để sắp xếp khối lượng đó một cách phù hợp và đạt được hiệu quả công việc ở mức tốt nhất? Có rất nhiều cách mà bạn có thể áp dụng, một trong số đó là quy tắc 1-3-5. Cụ thể là 1 nhiệm vụ chính, 3 nhiệm vụ trung bình và 5 nhiệm vụ nhỏ. Khi phân chia như thế này, bạn sẽ biết mình cần ưu tiên việc nào trước, việc nào cần phải hoàn thành sớm và việc nào có thể làm sau. 

(Ảnh: forbes) 

Để áp dụng quy tắc này, vào đầu mỗi tuần, bạn hãy liệt kê nhiệm vụ mình cần phải làm, bao gồm nhiệm vụ chưa làm xong của tuần trước, nhiệm vụ phải làm trong tuần này, cũng như những nhiệm vụ ngày nào cũng làm (ví dụ như gửi báo cáo cho sếp). Hãy dành thêm một cột để bổ sung những công việc phát sinh. Bên cạnh đó, hãy ghi rõ ràng deadline công việc. Thay vì ghi một cách mơ hồ là “viết bài cho trang web X” thì hãy viết rõ “viết 3 bài cho trang web X, nộp vào ngày …”. 

Thông thường, nhiệm vụ chính thường là những nhiệm vụ quan trọng nhất, cần thời gian hoàn thành sớm và có thể là tốn nhiều thời gian trong ngày để hoàn thành. Theo quy tắc 1-3-5 thì bạn hãy ưu tiên nhiệm vụ chính. Những nhiệm vụ trung bình thường không mất nhiều thời gian để hoàn thành, song cũng cần có sự ưu tiên cho chúng. Những nhiệm vụ nhỏ có thời gian hoàn thành ít hơn và thường là những đầu việc đơn giản, mang tính chất lặp đi lặp lại. Vào tối hôm trước hoặc buổi sáng bắt đầu công việc, bạn hãy liệt kê những việc cần làm để bao quát được toàn bộ công việc. 

(Ảnh: freepik)

Bạn cũng có thể áp dụng thêm kỹ thuật Pomodoro (làm việc 25 - 30 phút thì nghỉ 5 phút) để làm việc và nghỉ ngơi đúng cách. Sau 4 lần Pomodoro thì bạn có một quãng nghỉ dài hơn, khoảng 15 - 20 phút. Kỹ thuật này sẽ giúp bạn tối ưu hóa khả năng tập trung, nhất là khi cần dành sức cho nhiệm vụ chính. 

Xem thêm: Những kỹ năng bạn cần biết để trở thành "hoa hậu thân thiện" chốn công sở